Posted on 24 mars 2006.
Michel Germain dirige la société Arctus spécialisée dans le Conseil en management et évaluation des TIC. Il est également enseignant à Paris 4 (Celsa) et Paris 9 (Dauphine). Il est l’auteur de Conduite de projet Intranet (Economica) 2004 et de L’intégration des 3 Nets (Éditions au Carré) 2005. C’est aussi le co-fondateur de ClubNet (Association professionnelle des responsables Intranet) et le co-organisateur d’Intracom-Paris (les 4, 5 et 6 avril 2006). A cette occasion, chaque année, une session de l’IntraCom est consacrée aux résultats de l’enquête de l’observatoire de l’intranet.
Michel Germain a bien voulu nous livrer un avant-goût des résultats de l’enquête de l’observatoire de l’intranet 2005-2006 en répondant à nos questions.
Netpolitique : Quelles grandes tendances de l’usage de l’outil intranet avez-vous observé au cours de cette enquête 2005-2006?
Michel Germain : En confirmation des tendances observées les précédentes années, le premier constat confirme le mouvement bipolaire qui consiste à centraliser d’une part les principes d’organisation et d’administration de l’intranet (notion
de « gouvernance »), et à décentraliser la dynamique de gestion des contenus auprès d’un large nombre de correspondants. Cette appropriation – à la fois globale et locale – s’inscrit dans un mouvement de pénétration de l’intranet dans l’ensemble des structures fonctionnelles et opérationnelles. Elle traduit dans le même temps une véritable vulgarisation technologique qui
tend à faire de l’intranet non plus une simple affaire de « spécialistes », mais un rouage essentiel de la dynamique humaine de l’entreprise, dans sa dimension de corps social. Elle s’accompagne d’une implication des différentes directions et services.
Cette tendance bénéficie de l’évolution significative des solutions de gestion de contenu (CMS) dont les
fonctionnalités d’édition sont facilitées et accessibles à toute personne habilitée, sans formation préalable, en raison de leur ergonomie soignée. En même temps, ces applications contribuent à améliorer la gestion des connaissances quand les mécanismes d’édition s’accompagnent de processus d’indexation et d’attribution de métadonnées.
Le second constat, corollaire du précédent, consiste à remarquer l’importance que revêt désormais la notion de maîtrise d’usage. Elle met l’accent non plus sur la performance des outils en réseau, mais sur l’importance des bonnes pratiques dans l’usage courant de ces technologies. L’un des exemples les plus significatifs concerne le bon usage de la messagerie, la prise en compte de la notion de flux et de stock à travers l’intranet (ce qui doit être conservé, ce qu’il faut supprimer), la conscience accrue des remèdes à trouver à l’ « infobésité » (arbitrage permanent entre ce qui sert, ce qui ne sert pas). Cette tendance s’accompagne souvent d’une implication du management dans l’attention accordée au respect des bonnes pratiques.
Netpolitique : Avez-vous enregistré des évolutions marquantes en termes de
fonctionnalités proposées aux intranautes ?
Michel Germain : La première attente des intranautes, quelle que soit la forme de l’organisation du travail, reste l’annuaire (et ses corollaires que sont l’organigramme et le trombinoscope). « Savoir qui fait quoi » demeure la première préoccupation, dans un environnement marqué par l’évolution constante des entreprises et le besoin permanent de contacts identifiés et
fiables. Au-delà de cette fonctionnalités basique (car quotidienne), l’annuaire propose désormais des fonctionnalités accrues (identification des compétences, etc.). Cette réponse s’inscrit aussi dans le besoin de l’entreprise d’administrer de la manière la plus fine ses dispositifs en réseau (habilitations, accès à l’information « pull », diffusion d’information « push », etc.). Tout ceci explique le rôle central exercé par le « méta-annuaire » d’entreprise, l’un des chantiers d’Hercule actuels.
En complément, la caractéristique la plus significative de l’intranet d’aujourd’hui réside dans les fonctionnalités de personnalisation qu’il propose à l’utilisateur. La capacité de l’intranaute à s’autodéterminer pour exprimer ses préférences dans la masse d’informations qui lui est proposée, à programmer des alertes en fonction de contenus qui lui semblent significatifs, à configurer son environnement d’information, constitue une avancée importante. D’une part, la personnalisation donne la main à l’utilisateur, répond à ses exigences, ce qui améliore à la fois l’acculturation et l’appropriation (positionnement actif et non plus
passif). D’autre part, elle fournit aux administrateurs un véritable outil de pilotage par la perception en retour des préférences de l’intranaute.
De manière complémentaire, la notion de bureau virtuel constitue une autre avancée majeure. Souvent liée à la fonctionnalité précédente de personnalisation, elle permet de rassembler dans une interface unique le point d’accès aux applications Web (Internet, Intranet, Extranet), bureautiques (Word, Excel, Power-Point, etc.), outils métiers de type informatique. Ce bureau virtuel constitue un pas significatif en ce sens qu’il préfigure la webisation globale, à terme, des organisations du travail, dans une dynamique de convergence
Enfin, une dernière évolution marquante semble être, toujours du point de vue de l’usager, l’attention croissante accordée à la performance du moteur de recherche. Elle s’inscrit dans le cadre d’une réponse attendue à l’identification d’une information, dans la masse croissante gérée dans l’intranet et à la difficulté de s’y repérer. Le moteur de recherche devient surtout un outil multifonctionnel capable de rechercher des documents sur des serveurs, des fichiers, des courriels, de proposer des possibilités de recherches variées (entités, sites, domaines d’activité, date d’un document, émetteur, sources, etc.) mais aussi à apporter du sens aux requêtes (qualification de la pertinence).
Netpolitique : Dans cette cinquième édition de l’enquête, les collectivités locales font-elles apparaître des particularités significatives dans leur utilisation de l’intranet ?
Michel Germain : Les collectivités locales confirment, dans cette enquête, leur forte accélération et progression dans le déploiement de l’intranet, après un démarrage plus tardif que celui des grandes entreprises. Toutefois une très forte disparité subsiste encore entre collectivités. Il semblerait que ce retard relatif ait permis – par le recul procuré – une prise de conscience
des enjeux organisationnels plus marqués que dans des entreprises venues plus tôt à ces technologies.
Les collectivités locales ont – pour les plus avancées – le même niveau d’exigence et de performance que les entreprises, en raison de l’imprégnation technologique ambiante (au domicile des agents comme dans leur environnement professionnel) et de leur volonté de profiter des TIC pour moderniser leur structure et améliorer l’efficacité interne. En certains cas, l’intranet constitue (paradoxe pour une collectivité) un véritable projet d’ »entreprise » (affiché de manière publique), avec une notion d’engagement et
des mécanismes d’évaluation.
Les collectivités s’orientent assez facilement (notamment Conseils Généraux et Conseils Régionaux) vers des solutions d’extranet (en corrélation avec l’intranet) en lien avec leurs différents partenaires institutionnels ou fonctionnels. Elles bénéficient de leur accès à des solutions matures pour progresser de manière rapide. L’une de leurs caractéristiques consiste en une double culture dans laquelle les partis-pris de deux écoles se manifestent. L’une privilégie les solutions « Open Source », l’autre les solutions dites propriétaires. Quelle que soit la solution adoptée, les collectivités ont comme particularité leur ouverture et leur capacité à échanger entre elles sur les solutions qu’elles souhaitent retenir, parfois même mutualiser.
Un autre aspect significatif concerne – dans les collectivités les plus avancées – l’approche souvent très structurée, professionnelle et systémique de l’approche globale des TIC, en matière d’organisation interne, de définition et de répartition des rôles entre MOA et MOE, de conduite de projet. Leur exemple est parfois pris comme référence par certaines PME-PMI (de taille souvent comparable). Enfin, l’effort en matière de sensibilisation, de formation et d’accompagnement des utilisateurs est souvent plus marqué que dans les entreprises.
Netpolitique : Nous finissons par notre question traditionnelle, quels sont vos 3 sites web préférés ?
Michel Germain : Question toujours sensible (et difficile), mais pour sentir l’évolution d’Internet et aller voir ailleurs !
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous inscrire à l’IntraCom Paris 2006.
Read the full story
